1. Élaboration du Plan d’exécution du projet
L'équipe de mise en œuvre du PRAPS-ML élaborera, au démarrage, le plan d’exécution du projet. Le Plan d’exécution du projet couvre la période du projet (6 ans) et propose un calendrier de mise en œuvre des différentes composantes et sous-composantes.
Ce plan d’exécution devra faire l’objet d’une validation par les services techniques directement impliqués dans la coordination des activités au sein de chacune des composantes d’une part et par l’ensemble des partenaires et par le Comité de pilotage.
1.2. Préparation du PTBA avec les différents services et partenaires participants
Le budget annuel du PRAPS-ML sera élaboré sur la base du plan d’exécution du projet. Il représente une expression en termes financiers de toutes les activités du Projet par composante et par catégorie pour une période d’un an. Son processus d’élaboration implique tous les responsables de composante chargés de la mise en œuvre du projet.
L’exercice budgétaire est d’un an. Il correspond à l’année civile et s’étend du 1er janvier au 31 décembre de la même année. Le budget du PRAPS-ML intègre tous les financements y compris la contrepartie nationale.
Au cours d’un exercice budgétaire donné, le processus d’élaboration du budget de l’exercice suivant doit être lancé suffisamment tôt pour :
-
pouvoir être terminé à une date permettant son examen et son adoption dans les délais impartis par le Comité de pilotage du PRAPS -ML;
-
laisser au bailleur de fonds (IDA) des délais suffisants pour se prononcer (avis de non objection) sur le projet de budget et le programme de travail annuel. En la matière, la Banque Mondiale doit disposer du programme d’une année au plus tard le 30 novembre de l’année précédente pour approbation et la mise en œuvre du Programme doit démarrer dès le 1er Janvier, début de l’exercice.
Les procédures comportent les différentes étapes suivantes :
-
élaboration des sous-programmes de travail annuels avec les budgets associés par composante et sous composante ;
-
consolidation des sous-programmes et des budgets associés en programme de travail et budget annuel.
Le budget prend en compte les coûts des activités reparties par catégories de dépenses, par composantes et sous composantes conformément aux dispositions de l’accord de financement et au document d’évaluation du projet.
Les structures qui interviennent dans l’élaboration du budget du PRAPS-ML sont :
-
les structures techniques partenaires (STP) et ONG prestataires de service liés au projet par un protocole.
-
l’Unité de Coordination et Gestion du Projet (UCP) chargée de l’élaboration de son programme de travail annuel éligible aux activités du PRAPS-ML avec le budget associé puis en charge de la consolidation des sous programmes de travail annuel et le budget associé.
Ces Programmes de travail et de budget découlent des orientations stratégiques pour l’atteinte des objectifs visés par le développement du projet et mis en œuvre par les structures suivantes :
-
l’Unité de Coordination du Projet pour la coordination globale de l’exécution du projet ;
-
la DNSV, la DNPIA, la DNGR, la DNH, la DNEF et leurs structures déconcentrées, le LCV, le CNASA, l'OVM, le CSA/SAP, le FAFPA, l'APEJ, la CPS.
Elaborés et approuvés chaque année, les programmes de travail doivent indiquer pour chaque entité (UCP, structures techniques partenaires, Unité de Coordination Régionale) :
-
la description détaillée des activités planifiées pour le Projet et pour l’année;
-
le plan de financement c'est-à-dire les sources et les destinations des fonds concernés (y compris les fonds de contrepartie nationale);
-
les responsabilités concernant l’exécution de ces activités, les budgets, les dates de commencement et d’achèvement, les résultats et les indicateurs de suivi pour contrôler l’avancement de chaque activité, le coût unitaire, le commentaire sur la tâche, le plan de passation des marchés approuvé par le Bailleur (B.M). Les coûts des activités sont agrégés par sous-composantes et par composantes.
Le PTBA, est à la fois un outil d’exécution et un outil pour le suivi et de pilotage des activités. Pour ce faire, son élaboration devra tenir compte du cadre logique du projet ainsi que de la capacité d’absorption des entités en charge de sa mise en œuvre et suivre un processus permettant sa disponibilité dès le début de l’année.
Instructions préparatoires du Budget (Note d’orientation)
Les instructions préparatoires ou note d’orientation ont pour objectif d’aider les responsables à mieux préparer leur budget annuel.
Elles sont élaborées, à partir de l’exploitation des différents rapports (situation d’exécution budgétaire au 30 Septembre N) rapports de supervision du bailleur) et des programmes d’activités (état d’avancement physique des programmes de travail) sous la forme d’une note signée par le Coordonnateur de l’UCP et préparée par le Spécialiste Suivi – Évaluation et le Responsable Administratif et Financier.
Elles contiennent le planning d’élaboration et d’adoption du budget, les principes directeurs d’élaboration du budget, les plafonds à respecter pour chaque activité, les orientations générales (secteurs clé d’intervention) du Projet pour l’année à venir, les activités de passation de marchés ainsi que les rythmes de décaissement/d’exécution financière prévisionnels y relatifs. La note d’orientation doit-être disponible dans la 1ère semaine du mois d’octobre au plus tard.
Échanges sur la note d’orientation
Dans la 2ème semaine du mois d’octobre au plus tard, les membres du staff de l’UCP tiennent des échanges qui peuvent être formalisés selon le cas soit à l’occasion d’une réunion soit sur la base d’échanges de mails. L’objectif fixé est d’échanger sur les orientations générales à retenir définitivement compte tenu des perspectives de l’année à venir et des réalisations de l’année précédente.
Ces échanges permettront d’enrichir la note d’orientation définitive à transmettre à tous les acteurs concernés par le processus d’élaboration budgétaire.
Envoi de la note d’orientation validée aux partenaires chargés de la mise en œuvre des différentes composantes
Le Coordonnateur de l’UCP en collaboration avec les responsables de composante et en référence aux protocoles d’exécution signés avec les partenaires, initie une note circulaire contenant les instructions budgétaires à l’attention des responsables opérationnels pour dégager les activités éligibles au financement du Projet pour l’année de préparation du PTBA.
Dans la 2ème semaine du mois octobre au plus tard, la note d’orientation est transmise à tous les acteurs impliqués dans le processus d’élaboration du budget. Les instructions de préparation du PTBA fixe la date limite pour la remise des documents.
Atelier d’appropriation de la note d’orientation du PTBA
Un atelier de diffusion et de diffusion et de compréhension de la note d’orientation est organisé par l’UCP. Cet atelier regroupera tous les experts de l’UCP, des composantes et autres acteurs directemment impliqués dans la mise en œuvre du projet
Préparation des programmes de travail et budgets par les responsables de composante (PTBA)
Dès réception de la note circulaire, au plus tard dans la 3ème semaine du mois d’octobre, tout en veillant au respect des règles d’évaluation convenues et, en ne considérant que les rubriques de dépenses qui sont éligibles, chaque responsable de composante ou partenaire impliqué dans la mise en œuvre du projet élaborent leur programme d’activités sur la base des situations d’exécution physique et financière de l’année précédente, de la planification annuelle des activités et du budget annuel du projet.
Les activités du Projet sont définies dans le rapport d’évaluation et dans le manuel d’exécution par source de financement, par composante et par catégorie.
Les propositions formulées sous forme de programmes de travail sont préparées à partir du plan annuel d’actions de chaque composante. Les responsables de composante doivent veiller à impliquer l’ensemble des agents clé de leur entité pour une exhaustivité des informations à collecter.
Les documents nécessaires à la confection du PTBA comprennent les éléments suivants :
-
le projet de programme de travail annuel de l’année à venir,
-
le budget prévisionnel par Composante avec les plans de décaissement,
-
le plan de passation des marchés,
-
la note de présentation du projet de budget.
Atelier d’harmonisation des PTBA
Un atelier de consolidation et d’harmonisation des PTBA est organisé par l’UCP avec toutes les composantes et autres acteurs impliqués dans la mise en œuvre du projet. Lors de cet atelier, les projets de PTBA sont discutés pour justifier la pertinence des activités par rapport à la note d’orientation.
Consolidation des propositions budgétaires
Dans la 4ème semaine du mois d’octobre, les propositions budgétaires sont transmises au RAF, à l’Auditeur interne et à l’Expert en suivi-évaluation (par la voie hiérarchique du Coordonnateur) qui en assurent la centralisation et la consolidation. Ils procèdent aux contrôles de cohérence et corrigent, en cas de besoin, les données reçues.
Processus de validation
Le budget annuel est d’abord validé au niveau de l’UCP qui le fait passer successivement par le CTO, et COP pour approbation et par l’IDA pour avis de non objection.
Résumé synthétique du Calendrier budgétaire
Le processus d’élaboration du budget annuel doit être totalement achevé au plus tard avant le début de l’exercice budgétaire (sauf pour la première année) pour ne pas bloquer le fonctionnement du Projet et permettre l’engagement des dépenses budgétisées.
Calendrier budgétaire
L’UCP doit s’inscrire dans le cadre du calendrier indicatif ci-dessous qui indique les différentes étapes du processus d’élaboration budgétaire, les délais limites et les responsables.
Calendrier d’élaboration du budget
L’élaboration du PTBA doit tenir compte d’une contrainte : à savoir que la Banque Mondiale doit disposer du programme annuel au plus tard le 30 novembre, soit 1 mois avant le début des activités.
1. Calendrier d'élaboration du budget
Étapes du processus |
Délais limites |
Responsables |
Arrêté de la situation d’exécution budgétaire et de la situation sur l’état d’avancement des activités (plans de travail) au 30 Septembre N |
1ère semaine octobre |
RAF Comptable et Auditeur interne |
Projet d’instructions préparatoires du budget |
1ère semaine octobre |
Coordonnateur, Expert en Suvi - Evaluation et RAF |
Échanges sur le projet de note d’orientation et arrêté de la version finale |
2ème semaine octobre |
Staff de l’UCP |
Envoi de la note d’orientation validée aux partenaires chargés de la mise en œuvre des différentes composantes |
2ème semaine octobre |
Coordonnateur/RAF |
Préparation des programmes de travail et budgets par les responsables de composante (PTBA) |
3ème semaine octobre |
Acteurs chargés de la mise en œuvre des composantes |
Consolidation des propositions budgétaires |
4ème semaine octobre |
RAF, à l’Expert en suivi-évaluation et à l’Auditeur interne |
Réunion de validation de 1er niveau du projet de PTBA |
1ère semaine Novembre |
Staff de l’UCP |
Intégration des observations issues de la réunion d’arbitrage et transmission au Coordonnateur |
1ère semaine Novembre |
RAF et Auditeur interne |
Edition des documents, préparation des lettres de convocation du Comité Technique d’Orientation |
2ème semaine Novembre |
Coordonnateur en rapport avec le RAF |
Réunion du Comité Technique d’Orientation sur le projet de budget et validation de 2e niveau |
3ème semaine Novembre |
Membres du Comité Technique |
Intégration des observations issues de la réunion d’arbitrage du Comité Technique d’Orientation |
3ème semaine Novembre |
RAF et Auditeur interne |
Edition des documents, préparation des lettres de convocation du Comité de pilotage et transmission |
3ème semaine Novembre |
Coordonnateur en rapport avec le RAF |
Réunion du Comité de pilotage sur le projet de budget et validation de 3e niveau |
1ère semaine Décembre |
Membres du Comité de pilotage |
Transmission du projet de budget adopté à l’IDA pour ANO |
1ère semaine Décembre |
Coordonnateur UCP |
Validation du PTBA par l’IDA |
3ème semaine Décembre |
TTL du projet |
Mise en place du Budget |
31 Décembre |
RAF, Auditeur interne, Comptable |
Le processus d’élaboration du PTBA est schématisé graphiquement (Figure 9), comme suit:
1.Processus d'élaboration du PTBA
Arrêté de la situation d’exécution physique et financière
La situation d’exécution physique et financière arrêtée au 30 Septembre N étant un document indispensable pour l’élaboration des prévisions budgétaires, doit être disponible dans la 1ère semaine du mois d'octobre au plus tard.
Deux types de données seront nécessaires :
-
la situation d’exécution budgétaire au 30 Septembre N ;
-
la situation sur l’état d’avancement physique des activités inscrites dans le PTBA au 30 Septembre N.
Ces deux situations serviront de base à mesurer l’état d’exécution du PTBA dans l’année en cours pour mieux affiner les prévisions de l’année à venir.
Processus de validation du PTBA :
Réunion de validation de 1er niveau du projet de PTBA et Intégration des observations issues de la réunion d’arbitrage
Dans la 1ère semaine du mois de Novembre, après consolidation par le RAF, l’Auditeur Interne et l’Expert en suivi-évaluation, les propositions (programmes de travail budgétisés) sont examinées par le staff de l’UCP en réunion de validation présidée par le Coordonnateur de l’UCP.
La réunion du staff étudie les propositions d’amendements faits par les participants et procède à un arbitrage qui permettra au RAF de corriger le PTBA provisoire consolidé en valorisant les activités exprimées en volume.
La version provisoire du PTBA corrigée sera soumise à la validation du Comité Technique d’Orientation dont les convocations seront transmises dans la 2ème semaine du mois de Novembre au plus tard. Les convocations sont préparées par le RAF et signées par le Coordonnateur de l’UCP.
Réunion d’arbitrage et d’adoption du Comité Technique d’Orientation
Dans la 3ème semaine du mois de Novembre, le Comité Technique d’Orientation se réunit, recueille les propositions d’amendements, les examine et procède à un arbitrage et une adoption.
Au lendemain de la réunion du CTO, l’UCP intègre les éventuelles modifications, édite la version corrigée du PTBA provisoire, prépare les lettres de convocation du COP sous la signature du Président du Comité de Pilotage.
Réunion d’arbitrage et d’adoption du Comité de pilotage
Dans la 1ère semaine du mois de décembre, le Comité de pilotage se réunit pour procéder à un arbitrage de 3eme niveau sur le projet de PTBA qui lui est présenté.
Les amendements introduits donnent lieu à des corrections à faire par le RAF, l’Auditeur Interne et l’Expert en suivi-évaluation. Après corrections, au lendemain de la réunion du COPIL, le projet de PTBA officiel sera transmis par le Coordonnateur de l’UCP à la Banque Mondiale pour ANO.
Validation finale du PTBA par la Banque
Dans la 3ème semaine du mois de décembre au plus tard, la banque transmet son avis et peut émettre des observations éventuelles dont la prise en compte permettra l’élaboration du PTBA final.
Mise en place du Budget
Au plus tard, le 31 décembre, à la réception du PTBA validé par la Banque, le RAF avec l’appui du comptable font la saisie du PTBA final dans le logiciel de gestion du projet TOMPRO. L’auditeur interne et l’Expert en suivi-évaluation valident la saisie du PTBA final. L’exécution budgétaire peut alors démarrer.
1.3. Suivi du plan de travail annuel
L’Unité de Coordination du Projet et les structures techniques partenaires et autres acteurs chargés de la mise en œuvre des différentes composantes exécutent chacun son budget.
Il s’agit d’exécuter les dépenses prévisionnelles relatives à la réalisation des activités conformément aux procédures d’acquisition des travaux, fournitures, biens et services et à celles relatives aux paiements au titre du Projet.
L’exécution du budget consiste en :
-
la mise en place du budget,
-
l’encaissement des ressources budgétisées,
-
l’engagement et le paiement des dépenses budgétisées.
1.3.1. Suivi quotidien
Dans la phase d’exécution du budget, le suivi quotidien repose sur le contrôle des budgets disponibles avant tout engagement de dépenses.
Le module « Suivi budgétaire » du logiciel de gestion comptable et financière du projet est alimenté par :
-
la saisie à jour des marchés et des contrats dans le module engagement du logiciel ;
-
la saisie des bons de commande, lettres de commande, factures dans le module comptabilité du logiciel de gestion comptable et financière.
Le suivi de l’exécution budgétaire est une activité permanente quotidienne qui permet de produire des rapports d’étapes durant l’exercice budgétaire.
1.3.2. Suivi mensuel
Le suivi mensuel consiste à produire un tableau de bord budgétaire basé sur le niveau de consommation du budget alloué au trimestre. Ces tableaux visent à informer les responsables sur le niveau d’exécution du budget qui doit être rapproché avec le niveau de réalisation des activités. Ils visent également à fournir des indicateurs pour la prise de décision.
L’Auditeur Interne en collaboration avec le RAF et l’Expert en suivi-évaluation, produit le tableau de bord à partir des données comptables consolidées. Ce tableau de bord est transmis au Coordonnateur de l’UCP pour appréciation de l’état de consommation des ressources et d’exécution du budget.
1.3.3. Suivi trimestriel
Les états trimestriels qui seront émis dans le cadre de l’élaboration du RSF, devront être accompagnés de notes – commentaires/analyses qui doivent faire l’objet d’une large diffusion auprès des responsables chargés de la mise en œuvre des activités du PRAPS.
L’Auditeur Interne (AI), dans le cadre de sa mission de revue mensuelle et trimestrielle, contrôle les différents états d’exécution budgétaire et élabore une note de reporting destinée au Coordonnateur de l’UCP qui en fait une large diffusion.
Les suivis semestriels, de même que le suivi annuel, ne sont rien d’autres que des compilations des suivis mensuels et trimestriels.
1.4. Procédure de contrôle financier et interne
La comptabilité analytique et budgétaire fournit les informations sur le niveau de consommation des budgets par postes analytiques (zones, composantes, sous composantes, activités, etc.). Ces informations sont éditées automatiquement par le logiciel de gestion financière et comptable du projet.
La fiabilité des informations fournies dans les tableaux de bord requiert la saisie correcte du budget, la tenue à jour de la comptabilité et l’imputation correcte des dépenses dans les comptes analytiques. Le contrôle de la fiabilité est du ressort de l’Auditeur Interne et du RAF.
Le contrôle de l’exécution du budget du PRAPS se fera sur la base des rapports de suivi périodiques qui rendent compte de l’exécution des programmes d’activité budgétisés. Ces rapports sont préparés par l’Auditeur Interne en collaboration avec le RAF, l’Expert en suivi-Évaluation, l’Expert en passation de marchés, les responsables de composantes et les directions techniques partenaires responsables impliqués dans la mise en œuvre des activités du projet et de l’exécution du budget.
La validation des rapports est niveau de l’UCP est de la responsabilité du Coordonnateur de l’UCP et du Directeur technique.
Pour l’exercice du contrôle et du suivi budgétaire, le PRAPS utilise les outils de planification et de suivi ci-après :
-
le Programme de Travail et du Budget Annuel (PTBA) ventilé par trimestre pour la programmation des activités à réaliser dans l’année à partir des plans de passation des marchés, des plans d’action des agences d’exécution (structures techniques de mise en œuvre des activités par composantes) ; et l’état prévisionnel de trésorerie ;
-
le rapport d’activité et financier trimestriel de suivi pour rendre compte de l’état d’avancement des activités programmées pour le trimestre ainsi que de l’utilisation des ressources financières allouées,
-
le rapport d’activités et financier annuel pour rendre compte de l’exécution globale du PTBA.
L’état prévisionnel de trésorerie récapitule l'ensemble des décaissements et encaissements prévisionnels pour permettre l'équilibre permanent de la trésorerie sur une période donnée. Il est indispensable de l'élaborer pour :
-
assurer en temps opportun les liquidités,
-
éviter le blocage de l'exécution du Projet pour déficit de trésorerie,
-
contrôler systématiquement la situation comptable.
1.5. Production des rapports de suivi et financier (RSF)
Les rapports périodiques ont pour objectif d’informer tous les acteurs de l’état d’avancement technique et financier des activités du projet. En dehors des notes techniques et des comptes rendu de réunions ou de missions, le projet publiera au moins quatre types de rapport à usage externe :
-
Rapports mensuels
-
Rapports trimestriels,
-
Rapports semestriels
-
Rapport annuel.
NB : le PRAPS transmet uniquement les rapports techniques et financiers trimestriels, semestriels et annuel à La Banque mondiale.
1.5.1. Rapports trimestriels
Les rapports trimestriels d’activités et de suivi financier élaborés par les responsables de composante et les partenaires techniques sont adressés à l’UCP pour consolidation en vu de la production des états trimestriels de compte rendu à la Banque mondiale.
Le RAF en collaboration avec l’Auditeur interne qui en assure la revue qualité, l’Expert en suivi-évaluation, l’Expert en passation des marchés, les responsables de composantes et les directions techniques partenaires impliquées dans la mise en œuvre du PRAPS et l’exécution budgétaire, a la responsabilité de produire des rapports trimestriels d’activité et de suivi financier à soumettre à l’IDA, après validation du Coordonnateur de l’UCP et du Directeur Technique.
Les rapports trimestriels du projet seront rédigés sur la base des rapports mensuels des différentes composantes auxquelles il faut ajouter les rapports des partenaires techniques ou directions chargées de l’exécution de programmes spécifiques dans le cadre de conventions selon un modèle comprenant au moins les aspects suivant :
-
une brève introduction
-
le rappel des objectifs et des résultats attendus pour le trimestre écoulé;
-
une analyse globale des performances par rapport aux objectifs du trimestre ;
-
l’analyse portant sur les aspects satisfaisants ou des problèmes et retards et leur incidence sur le projet ;
-
l’état d’avancement physique et technique par rapport aux prévisions avec les indicateurs;
-
le bilan financier par rapport aux ressources obtenues, aux engagements et décaissements effectués et solde disponible ;
-
une analyse détaillée de l’exécution des budgets par composante ;
-
une analyse détaillée de l’avancement matériel de l’exécution du Projet tant cumulativement que pour la période couverte par le rapport ;
-
l’état d’exécution et l’analyse des marchées par rapport au plan de passation des marchés
-
une analyse des écarts et propositions de mesures correctives ;
-
Les perspectives pour le prochain trimestre
Ces rapports consolidés par le Directeur technique seront publiés au plus tard, le 10 du mois suivant la fin de chaque trimestre et seront transmis à la banque Mondiale et au ministère de tutelle.
1.5.2. Rapports semestriels
Le RAF en collaboration avec l’Auditeur interne qui en assure la revue qualité, l’Expert en suivi-évaluation, l’Expert en passation des marchés, les responsables de composantes et les directions techniques partenaires impliquées dans la mise en œuvre du PRAPS et l’exécution budgétaire, a la responsabilité de produire des rapports trimestriels d’activité et de suivi financier à soumettre à l’IDA, après validation du Coordonnateur de l’UCP et du Directeur Technique.
Ces rapports, qui reprennent et consolident les informations contenues dans les rapports trimestriels, se présentent sous la même forme. Ils sont soumis au comité de pilotage pour information sur le niveau d’exécution du projet. Le rapport du 3ème trimestre servira de référence pour la préparation du PTBA de l’année N+1.
1.6. Rapport annuel
Le RAF en collaboration avec l’Auditeur interne qui en assure la revue qualité, l’Expert en suivi-évaluation, l’Expert en passation des marchés, les responsables de composantes et les directions techniques partenaires impliquées dans la mise en œuvre du PRAPS et l’exécution budgétaire.
Ce rapport est validé par le Coordonnateur de l’UCP et par le Directeur Technique. Il reprend et consolide les informations contenues dans les rapports produits durant les trois (03) trimestres précédant et traite à titre indicatif :
-
La présentation sommaire du Projet sous forme d’introduction
-
Les objectifs et résultats visés par les différentes composantes
-
Les indicateurs de suivi-évaluation
-
La planification des activités
-
L’analyse des résultats obtenus par rapport aux résultats attendus
-
Le effets et impact du projet
-
Les difficultés rencontrées tout au long de l’exercice
-
Les leçons apprises à capitaliser pour l’exercice suivant
-
Les conclusions et recommandations
-
Les perspectives pour l’année suivante
-
Les procédures de révision budgétaire
Principes de base
-
Les écarts constatés entre les prévisions et les réalisations ou la survenue d’événements majeurs imposant la restructuration du Projet peuvent conduire à entreprendre une révision budgétaire visant à réadapter les crédits ouverts aux coûts et activités à mener.
-
Dans le cas extrême, des risques de dépassement des budgets alloués aux catégories budgétaires de l’accord de crédit peuvent imposer une réallocation budgétaire qui est initiée par le Bureau de Coordination du Projet, validée par le Comité de Pilotage et transmise à la Direction de la Dette Publique du- MEF pour transmission à l’IDA.
-
La révision budgétaire consiste à des réaffectations de poste à poste (virements de crédits de postes excédentaires vers des postes déficitaires) sous l’autorisation du Comité de Pilotage.
Description de la procédure
Dès qu’un risque de dépassement est signalé sur une ou plusieurs rubriques budgétaires, le RAF en collaboration avec l’Auditeur interne et l’Expert en suivi-évaluation :
-
Fait éditer les états de suivi du logiciel de gestion ;
-
Prépare une note de présentation détaillée justifiant la révision budgétaire ;
-
propose l’impact global des réallocations à faire entre les composantes
-
Transmet le dossier au Coordonnateur de l’UCP via le Directeur Technique
Le Coordonnateur effectue un 1er niveau d’analyse et apporte ses commentaires sur le document qu’il transmet ensuite aux responsables de composantes.
Les Responsables de composantes estiment l’incidence des augmentations ou réductions budgétaires à apporter aux différentes lignes budgétaires dont ils ont la charge et transmettent leurs propositions de réallocations budgétaires au Coordonnateur de l’UCP.
Le Coordonnateur transmet le dossier à l’Auditeur interne en collaboration avec le RAF et le RSE pour la consolidation des propositions.
Sur la base des données consolidées, le Coordonnateur initie la réunion du staff de l’UCP.
Suite de la procédure
Comme pour le vote du budget initial, la procédure suit ensuite son cours et se dénoue avec l’adoption par le Comité de pilotage du budget réalloué. Le budget ainsi voté est ensuite soumis à l’avis de non objection de la Banque.
NB : Si la révision budgétaire nécessite que les allocations budgétaires fixées dans l’Accord de crédit entre les catégories budgétaires soient modifiées, la demande de réallocation sera adressée par le MDR à la Direction Générale de la Dette Publique (MEF) qui la transmettra par voie officielle à la Banque pour avis.
1. Schéma Adoption – Approbation et Suivi du Budget