GESTION DES OPERATIONS FINANCIERES DU PROJET

L'UCP est responsable de la gestion financière du projet, y compris la préparation des Rapports Techniques et financiers pour ce Qui concerne sa partie. Elle assure le aussi Suivi des décaissements du projet et fait en Sorte Qu'ils Soient Conformes aux conditions de l ' IDA.

La gestion financière et comptable de l' talutage du projet Sur Le Système comptable et financier de mise en place au sein de l'UCP Verser aux éxigences Répondre de l'IDA. Les procédures Et Les instruments de gestion financière sont Traités de Manière AINSI APPROFONDIE Dans le manuel de procédures administratives, et Financières de l'UCP Comptables . Les acteurs du projet doivent Se référer au dit manuel Pour un traitemet Detaille eT Adéquat des questions des parents à la gestion des Ressources Financières du projet.

Toutefois, le Système de Suivi financier et comptable DoIt particuliérement d'analyseur permettre les coûts par activité, par composante et par catégorie de dépense.

1. aliénations budgetaires

. L'Exercice de Préparation du budget de DE est de la responsabilité de Chacune des Parties Prenantes (UCP, STP, UCR) Les budgets élaborés Sur la base de sont de:

    • du document de projet du,

    • de l'Accord de financement

    • de l'exécution du programme, et des dispositions de l'année en cours par le bailleur approuvées, Plan du D'OPERATIONS programme OÜ de travail.

    • du Plan de passation de Marchés

    • du Plan d'exécution financière / décaissement.

coûte ILs doivent refleter le tableau des aide du projet en presentant y compris les catégories de dépenses de couple (travaux, Biens, formation, services de consultants DE, le fonctionnement, et Service plongeurs) et la nature de Couts de dépenses Verser chaque et sous composante composante.

2. Cessions COMPTABLES et Financières 

Le Responsable de la gestion administrative et financière de l'UCP (RAF) est responsable de la tenue de la comptabilité, de l '' ' élaboration des financiers Etats, de la préparation des Demandes de décaissement et de la comptabilité analytique. Il s'assure de la conformité des dépenses of the project aux rêgles ET aux AUTORISATIONS de dépenses définies de dans le cadre de la programmation du budget de de du projet. 

Il Assiste le coordinateur du projet et Sérums responsable de la consolidation du programme de travail et de annuel du budget (PTBA) et de tout le Processus de gestion financière. Il Est Responsable de TOUS les documents pour information, Relatifs Au Suivi et A L'Exécution des Commandes, ET dépenses Pour l'ensemble des Activités et de la consolidation des Informations financières , y compris les Rapports Périodiques des financiers. De plus IL est précisement chargé des Tâches Suivantes: 

    • préparation, en collaboration avec le responsable de passation des marchés, de la ver sion finale du PTBA du projet; 

    • Demander les attestations d'exonération des impôts et taxes Auprès du bureau de con trole des impôts; 

    • coordonner les aspects de gestion financière Avec les Responsables Régionaux d'exécu tion du Projet pour faciliter la transmission des informations De l'Dans des Délais raison nables et sous forme non acceptable; 

    • préparation des tableaux de Suivi des opérations financières (engagements, Retraits ...); 

    • Veiller au acception du Calendrier des activités; 

    • Préparer les Demandes de paiement et / ous de Remboursement; 

    • Arrêter les Etats de rapprochement Bancaires mensuels du Compte désigné; 

    • Apporter l'assistance aux auditeurs du Projet Nécessaire Indépendants verser leur permettre de bien à leurs Mener taches et Préparer leur rapport DANS LES MEILLEURS Délais. 

    • Préparer la partie financière des Rapports d'activité du projet.

3. Mécanismes de décaissements 

Verser la Gestion des décaissements, Comptes de Deux Designes Sont ouverts:

 (A) Un Compte désigné A:

Un Compte A désigné est ouvert recevoir les fonds versez de la Contrepartie Nationale. Les parents Ce Compte à Désert Les Financeur Activités au fonds de contrepartie nationale. Il est Alimente à partir du budget national, au Moyen D'une inscription au budget spécial des Investissements, et couvre l'apport du Gouvernement au titre de sa Contre- partie au PRAPS-ML. Les fonds au budget de marque de d'Etat sont Versets Dans le compte PRAPS-ML d'ouvert Auprès juin banque commerciale de la place. CÉS fonds financent des dépenses de fonctionnement et d'investissement. La gestion du Compte du projet est éffectuée Dans les conditions Mêmes Que le compte spécial Alimente par l'IDA.

Les décaissements de l'Etat au profit du Compte du PRAPS-ML sont effectués SELON juin Intervenir procédure Faisant le Contrôle Préalable du contrôleur financier. Ce dernier obole viser les Ordres de Paiements non entrainant du décaissement du budget de d'Etat. Il le fait en le visa des cadres d'en non globale, Ce Qui sous-entend Que les dépenses sur fonds Faites bureaux ne sera, plus visa Soumises à l'ONU Deuxième.

L'alimentation est éffectuée à la demande du ministre du Développement rural. Le Ministre de l'Economie et des Finances DEBLOQUE Le Montant de la contribution au financement des activités programmées Pour la période Donnée, sur la base de de d'ONU mandatement Ordonné et adresse . au Trésor publique Les documents supports sont: (i) le Mandat de paiement: document matérialisant ordre non de paiement; (Ii) Comptes administratifs: Permet de fournir périodiquement l'exécution du budget de de d'Etat. 

La procédure de gestion comprend Les Taches Suivantes:

    • Avance initiale;

    • Réapprovisionnement;

    • Contrepartie en nature.

    • CES TACHES SONT décrites les administratives de DANS LE Manuel de, comptables ET Financières.

B (B) Un Compte désigné

Un Compte B désigné ouvert Dans Une banque commerciale par l'IDA et Qui acceptable ne recevra Que les fonds Provenant de-ci Celle. Il est Alimente versez La première fois, par une avance versée par la Banque Mondiale la, à la demande du Gouvernement Malien. Les fonds de ce Compte sont destine Exclusivement à la mise en œuvre du PRAPS-ML. Le RAF DoIt la procédure de déclencher réalimentation financière Tous les mois sur la base de de des DEPENSES EFFECTUEES au cours du mois. Conformement au manuel de gestion, Celle-ci Sérums éffectuée selon la méthode de retrait des bassins sur les Etats de dépenses (DPE). 

Les documents supports sont:

Avance initiale

    • Lettre de décaissement

    • Demande de retrait de fonds (DRF),

Réapprovisionnement

DRF

Relevés de dépenses

Justification de la situation de de de Trésorerie (Relevés Bancaires ET Etats de rapporochement bancaire)

La procédure comprend Les Taches Suivantes:

    • Versement de l'avance initiale,

    • DRF nominale Réapprovisionnement;

    • Traitement des DRF;

    • Alimentation par RSF;

    • Traitement des RSF.

CES COMPTES sera sous la double signature du Coordonnateur du Projet et du RAF, Les Taches, ci-dessus, et sont détaillées décrites dans le manuel de procédures administratives, comptables et Financières et les Lettres de décaissements. 

3.1. Cessions générales Le Le

Le décaissement des resssources de Se Financement Fait Trois SELON (3) méthodes:

    • le réapprovisionnement du Compte désigné, 

    • le paiement directe

    • l'engagement spécial.

3.2. Les financiers Flux et Règlement de Factures 

Les PAIEMENTS sera Réalise à partir du Compte désigné A ou B SELON le saisir de financement (fonds IDA -B- ous de contrepartie - B). L'alternatif de paiement direct par la BM Pourr Être utilisé tout fournisseur versez chaque foie Que le paiement aura atteint non représentative montant de 20% du plafond du Compte désigné. 

Le schéma de décaissement (Figure 11) est le suivant.  

1. Schéma des flux financiers Du PRAPS  

3.3. B Décaissements à partir du Compte désigné

Tous les Paiements aux Fournisseurs et Prestataires de services seront généralement Faits (par chèque, espèce) à partir du Compte spéciaux ous par payment quand applicable directe.

La mobilisation des fonds Issos de la Banque Mondiale se fait à Travers:

    • Une dotation initiale Verser l'avance de demarrage et;

    • des dotations Périodiques à la suite de la transmission des Demandes de retrait de fonds lorsque les resssources sur le compte étaient DISPONIBLES Conformement au Plan d'Activités et consommées dans la acception de la convention de financement.

La méthode de décaissement basée sur les Etats de dépenses (DPE) Sérums appliquée initialement. Après l'examen normalisé Par l'IDA des Rapports des financeurs Intérimaires (RFI) de la première année et d'évaluation des Risques juin, le Projet Pourra passer . en Mode de décaissement sur les bassins après Rapports Avis favorable de la Banque Dans cette méthode de décaisement coupes - sur les Rapports, chaque Requête Soumis par le Projet sérums accompagné:

    • d'ONU RSF trimestriel;

    • Les Etats des Comptes Designes

    • Les Relevés Bancaires.

3.4. Paiements dirige

Pour des Besoins D'EFFICACITE DES PAIEMENTS PEUVENT Être dirige Les Faits DIRECTEMENT sur-les Comptes des Prestataires / Fournisseurs à partir d'un compte Tarifs Tarifs du projet à l'IDA. CÉS PAIEMENTS concernent les Factures OÜ décomptes de travaux Signés au titre des Contrats les dépassant les Montants autorisés verser les paiements à partir du Compte Designe B. pour ce mode de paiement de de, l'UCP veille à Transmettre à la Banque Mondiale les pièces justificatives à la famille dépense.

3.5. Mobilisation du Fonds de contrepartie

Après l'entrée EN VIGUEUR du Projet, le Gouvernement a Rencontre à disposition, le montant Requis Dans le compte de contrepartie ouvert au Trésor public (les instructions du SELON Ministère de l'Economie et des Finances) et Qui est Géré suivant les procédures Nationales . des avances trimestrielles activités après l'sont versées Ouverture des crédits au niveau du Compte A. Les opérations sur les fonds de contrepartie sont INCLUSES DANS LES ÉTATS FINANCIERS du projet et Soumises aux Modalités de l'audit externe annuel du projet.

4. Système de Gestion de l'Information

Le projet Soutient la mise en place d'un système de gestion de l'information (SGI) en appui à la gestion du projet. Le Suivi des fiançailles et des Réalisations Financières du PRAPS-ML s'appuie sur l'utilisation du logiciel de gestion comptable et financière tel Que TOMPRO POUR lA SAISIE des opérations comptables et la production d'états financiers. L'UCP établit des situations et Financières comptables trimestrielle Transmet régulierement au Gouvernement et à Qu'elle l'IDA. 

A la fin de Chaqué Annee Fiscale, L'UCP Préparateur les ÉTATS FINANCIERS CONSOLIDÉS des opérations, des Ressources et des dépenses des parents au Projet et les Transmet à l'IDA. Les ETATS FINANCIERS ANNUELS Produits Par l'UCP sont chaque année audités ,: SELON LES NORMES d'audit internationales par des auditeurs par la Banque Indépendants approuvés.  

Nations unies ensemble complet D'indicateurs est utilisé pour le Suivi des Progrès vers l'Atteinte des Objectifs de développement du projet. Système Un de S & E est solide élaboré versez I'assureur flux d'informations non Adéquat Entre les Différents Acteurs, et Autres institutions concernées eT Documenter EFFICACEMENT et en temps Opportun les Progrès et l'incidence des activities du projet. Le Suivi des indicateurs Se Fait par un système de mal S & E complet en lieu et place Dans le cadre du projet. Le Spécialiste en Suivi et évaluation / UCP est responsable de la mise en œuvre du Suivi du Projet (intrants, produits, financiers et techniques audits).

5. Méthodes et procédures de Contrôle et d'audits 

5.1. Interne Contrôle

Le Contrôle Interne étau le dispositif mis en place au sein de la gestion du Projet pour I'assureur 

    • La Sécurité des Actifs ET des transactions,

    • la fiabilité du Système d'information.

Il Consiste en la mise en place et la mise en œuvre de procédures décrites dans le manuel des procédures (en modules SES DIFFERENTS) Qui se caractérisent par 

    • l'Auto Contrôle Dans l'exécution des Tâches

    • Le Contrôle hiérarchique des opérations

    • le Contrôle croisé des services Entre PARTIS Prenantes D'une opération

    • la vérification des opérations transversale effectuees à postériori

    • le responsable du Contrôle et de l'audit interne de l'UCP veillera à l 'Efficacité et l'efficience du dispositif de Contrôle Interne.

L'organe de Contrôle Interne est l'auditeur interne du projet. Il DoIt au bon fonctionnement du dispositif Veiller de Contrôle Interne du Projet , y compris au rapport de de Ses procédures et al L'Atteinte de Ses Objectifs en des Recommandations de Produits de formulation pertinentes .  

Placer sous l'Autorité directe du Coordonnateur National du Projet, il Entretient des privilèges Fonctionnels avec les Autres Membres de l'UCP. Toutefois, il éliminateur d'Une Certaine Indépendance Dans la communication de Ses Rapports annuels Qu'il obole directement au Coordonnateur Expéditeur du Projet. les personnels Il DoIt d'élaborer juin charte audit et des Principes déontologiques Qui doivent Être clito respectés Par le du projet. Chaqué les débuts d'année de, il DoIt:

    • Programmeur en Inaugurations d'année le planning de Contrôle.

    • planification proposeur le au Coordinateur National du Projet pour validation.

Les Principales activités de l'auditeur interne coherente en:

Aspect gestion budgétaire, financière et comptable

    • vérifier le rapport des Délais des procédures budgetaires et d'acquisition des Biens et Services

    • s'assurer de la Correcte Tenue de la Comptabilité ET des rapprochements Bancaires des comptes du projet 

    • vérifier la bonne tenue des documents de comptabilité matières

    • la vérification de la conformité des diligenter fiches de stocks avec le existants en magasin

    • Participer aux Inventaires avec l'agent chargé de cette Tâche

    • vérifier la couverture du département contre les Risques Généraux pendants les opéra-tions administratives, comptables et Financières

    • vérifier les conditions de conservation et de SECURITES des éléments du patrimoine

    • vérifier le rapport des procédures de décaissement versez Toute opération financière

    • Verifier la forme des Demandes de décaissements Destinataires aux Bailleurs

    • Attirer l'attention du coordinateur sur les Faiblesses et disfonctionnements du Système de gestion

    • Assureur le Suivi des recommandations formulées LORs des Précédentes Vérifications et des missions d'audit.

Aspect passation des marchés 

    • vérifier le rapport des procédures de passation de marché

    • Verifier la couverture du projet contre les Risques Divers Pendentif la passation des mar Chés

    • Attirer L'attention du coordinateur sur les Faiblesses ET disfonctionnements

    • Assureur le Suivi des recommandations formulées LORs des Précédentes Vérifications et des missions d'audit.

Aspect opérationnel sur le terrain

    • proceder à des missions d'audit opérationnel Conformement au planning de Contrôle Validé

    • vérifier Le respecter Les De La Périodicité d'envoi des informations Entre l'UCP et ses Partenaires

    • s'assurer Qué les structures Partenaires (Projets, organisations ...) collaborent Dans la Fourniture d'Informations aux démembrements du projet (niveau régional, cercle et communales)

    • appuyer les Acteurs Intervenants Dans le Projet à la maîtrise des procédures 

    • Collaborer Avec les auditeurs Externes et le I'assureur Suivi de leur; Recommandations

    • Collaborer Avec les missions de supervision de la Banque Mondiale et ASSURER Le Suivi de leurs recommandations.

Aspect rapportage et communication

    • Rediger des Rapports de D'une destination du coordinateur comportant les controles Menes, les resultats Et Les recommandations D'Amelioration de adéquates

    • en toute indépendance, fils Expéditeur Directement rapport annuel au COP pour information

Aspect Suivi des UCR:

En liaison Avec le personnel administratif et financier du projet, y compris le RAF, l'auditeur interne Contrôle les Rapports des UCR et s'assure du respect de conventions de des et de coordination Différentes Mécanismes Dans les zones d'intervention du projet.

5.2. Audits Externes des comptes du Projet

Les comptes du PRAPS-ML sont verifie périodiquement par non auditeur indépendant. Les Comptes verifie et les Rapports correspondants à l'sont soumis examen de la Banque DANS LES six mois suivant la fin de l'année fiscale.

Les Rapports d'audit des financiers Bilans Du PRAPS-ML comprennent l'examen et la justification des dépenses et la vérification Que:

    • Les Biens et Services ont été Fournis SELON LES REGLES de la Banque;

    • les travaux ont été Réalise;

    • paiements les ont effectués réellement;

    • Toutes les dépenses sont justifiées, et

    • l'utilisation juin Designes appropriées des Nations Unies était Faîte des Comptes;

    • AINSI opinion sur la fiabilité la Qu'une des procédures des Etats des dépenses et sur la conformité de l'utilisation des Biens et services SELON LES Objectifs du Projet. 

    • Les audits de Manières sont ORGANISE Périodiques Par la Banque Mondiale et l'UCP. Chaqué UCR a la responsabilité de fournir Conserver et Tous les documents nécéssaires à la réalisation de bureaux de Vérifications. 

Les Termes de références de l'auditeur sera Definis par l'UCP en conformité avec la Banque Mondiale. Chaqué rapport d'audit de régime non obole Comprendre Detaille de mise en Œuvre des recommandations éventuelles de l'auditeur. CÉS Rapports Transmis de la Banque Sont A Au plus tard Mondiale Dans les six mois suivant la fin de l'exercice annuel Concerne.

5.3. Supervision de l'IDA

En dehors des Rapports des Auditeurs Externes, l'IDA assure également le Contrôle des opérations du projet à Travers des missions de supervision et des missions d'audit interne. 

Le personnel de l'IDA se déchirent au Mali suivant non calendrier spécifiés Pour visiter les Sites et Réalisations du projet D'AFIN L'examinateur Etat d'Avancement, fournir des Conseils et des Informations complémentaires Obtenir. 

Les missions de supervision de L'IDA donnent congé compensatoire d' un DES RAPPORTS sous Forme d'aide-mémoire Qui sont PARTAGÉS Avec Les DIFFERENTES structures impliquées Dans la gestion du projet. En plus de un des missions de supervision, l'IDA peut I'assureur le contrôle du projet à Travers des missions d'audit interne. missions CÉS Visent Ë formuler des observations et des Recommandations de parents , aux Améliorations Ë Apporter, la supervision et la Tenue des comptes. Toutes les dépenses sujettes à juin revue Préalable de la Banque sur la décaissées sont la base de la documentation d'en juin de juin complète.

Pour Toutes Les dépenses en déca des revues Préalables de la Banque, les décaissements effectués sur la sont de la base des Etats de dépenses. Le bureaux de Toutes Les Pièces expenses est disponible et classées Conformement à juin nomenclature permettant  et facilitant les Contrôles et les financiers et techniques d ' audit.